Envalior Anforderungen an die Rechnungsstellung

Envalior bemüht sich, alle Rechnungen nur per E-Mail (PDF) zu erhalten. Dies ist Teil unseres kontinuierlichen Bestrebens, unseren Kreditorenbuchhaltungsprozess effizienter und unsere Abläufe ökologisch nachhaltiger zu gestalten. Nachfolgend finden Sie die Anleitung für PDF-Rechnungen sowie unsere Rechnungsanforderungen. Wir bitten Sie, Ihren Rechnungsstellungsprozess so schnell wie möglich zu ändern, um Zahlungsprobleme zu vermeiden.

Voraussetzungen für eine gescannte elektronische Rechnung (PDF):

 ist die E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre PDF-Rechnungen senden können. Bitte beachten Sie die untenstehende Übersicht der Buchungskreise und nennen Sie den Buchungskreis in der Betreffzeile der E-Mail. Eine unserer wichtigsten Initiativen ist die Verbesserung der Qualität und Effizienz Lieferant Rechnungs Verarbeitung. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, dass Sie, unser Lieferant, die Rechnungsanforderungen von Envalior erfüllen. Die Erfüllung der unten genannten Rechnungsanforderungen ermöglicht es uns, Zahlungen an Lieferanten innerhalb der vereinbarten Zahlungsbedingungen zu leisten:

• Das Dateiformat darf nur PDF oder TIF sein. Es wird kein sonstiges Format akzeptiert.
• Der Betreff der E-Mail sollte maximal 70 Zeichen lang sein.
• Es ist vorzuziehen, keine Sonderzeichen im E-Mail-Betreff oder als Anhangsnamen zu verwenden.
• Eine Rechnung/ein Dokument pro (PDF- oder TIF-) Datei.
• Die Unterlagen sollten im Hochformat (nicht Querformat) verschickt werden.
• Passwortgeschützte Dokumente werden nicht akzeptiert.
• Maximal 10 Dateien (Anhänge) in einer E-Mail.
• Maximale Größe des Anhangs: 7 MB.
• Maximale Größe der E-Mail: 25 MB.

Empfehlungen:

• Keine Einschränkungen bei der Datenextraktion für Dateien.
• Die Rechnung ist schwarz-weiß.

Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

• Bestellnummer (PO-Nummer)
• Bestellung (PO) Einzelposten
• Sendungsnummer, falls zutreffend
• Envalior "Bill to"-Entitätsadresse
• Envalior "Versand an" Adresse
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer/USt-IdNr. des Lieferanten
• Envalior Umsatzsteuer-Identifikationsnummer/Umsatzsteuer-ID (gilt für Länder mit Mehrwertsteuer)
• MwSt.-Betrag und MwSt.-Satz
• Gesamtrechnungsbetrag
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Alles Seiten mit Rechnungen
• Lieferdatum, bei Transportrechnungen: Versanddatum
• Die Rechnung wird in einer einzigen Währung und gemäß Bestellung (PO) ausgestellt
• Die Teilenummer des Artikels (falls zutreffend)
• Artikelbeschreibung (Die Beschreibung sollte den entsprechenden Artikel in der Bestellung eindeutig identifizieren)
• Nicht-PO-Rechnungen: Kontaktname von ENVALIOR und Kostenstelle, falls bekannt

Für die folgenden Details sind die Informationen zur Bestellung (PO) führend:

• Fälligkeit der Rechnung und/oder Zahlungsbedingungen
• Incoterms 2020 (z.B. DDP) Einkaufsbedingungen
• Die Zahlungsbedingungen müssen mit denen übereinstimmen, die auf der Bestellung angegeben sind
• Menge, Preis pro Einheit und Währung

Für die folgenden Details werden die in unseren Stammdaten verfügbaren Informationen berücksichtigt. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie für alle Änderungen Ihre Datensätze in unseren Stammdaten über den Sourcing-Ansprechpartner bei Envalior aktualisieren:

• Den Namen Ihres Ansprechpartners
• Bankverbindung (IBAN) – Bitte beachten Sie, dass wir nur eine Kontonummer pro Währung akzeptieren! Bitte geben Sie die korrekte Bankverbindung über Ihren Ansprechpartner für die Beschaffung an.
• Name und Anschrift des Lieferanten, Anschrift des Lieferanten
• E-Mail-Adresse des Lieferanten

Zusätzliche Hinweise für Bestellungen (PO-Rechnungen):

• Jeder Artikel auf der Rechnung muss mit den in der Bestellung beschriebenen Artikeln übereinstimmen und die Bestellpositionsnummer, die in Rechnung gestellte Menge, eine genau übereinstimmende Beschreibung des Bestellartikels und die individuellen Artikelkosten enthalten. Zum Beispiel sollte Artikel #2 in der Bestellung als Artikel #2 in Rechnung gestellt und entsprechend beschrieben werden.
• Mehrere Bestellungen pro Rechnung sind nicht zulässig, es sei denn, dies wurde vereinbart.

Wie SIE Zahlungsverzögerungen vermeiden können - Es gibt mehrere Faktoren, die zu einem Zahlungsverzug führen können. Hier sind die Dinge, die Sie tun können, um dies zu verhindern:

• Ersetzen Sie Ihre Rechnungen in Papierform durch PDF-Rechnungen.
• Senden Sie PDF-Rechnungen an die richtige Rechnungsadresse; Senden Sie Rechnungen niemals direkt an Ihren Ansprechpartner/Anforderer innerhalb von Envalior.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die oben beschriebenen Rechnungsanforderungen erfüllen.
• Geben Sie die Bestellnummer auf Ihrer Rechnung (erste Seite) immer deutlich an.
• Stellen Sie sicher, dass die Rechnung mit den gleichen Zahlungsbedingungen und Incoterms wie die Bestellung ausgestellt wird.
• Stellen Sie sicher, dass die vereinbarten Zahlungsbedingungen entsprechend in Ihrem Debitoren-Antragssystem gepflegt sind. So vermeiden Sie unnötige Mahnungen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail-Adresse und eine Kontaktperson angeben, an die wir uns wenden können, wenn es Probleme mit der Rechnung gibt.

Bitte zögern Sie nicht, uns für weitere Kontakte zu kontaktieren .

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