Envalior factureringsvereisten

Envalior streeft ernaar om alles facturen uitsluitend per e-mail (PDF) te ontvangen. Dit maakt deel uit van ons voortdurende streven om ons crediteurenproces efficiënter te maken en onze activiteiten milieuvriendelijker te maken. Hieronder vindt u de instructies voor PDF-facturen en onze factuurvereisten. Wij vragen u vriendelijk om uw facturatieproces zo snel mogelijk aan te passen om betalingsproblemen te voorkomen.

Vereisten voor een gescande elektronische (PDF) factuur:

 is het e-mailadres om uw PDF-facturen naar toe te sturen. Raadpleeg het onderstaande overzicht van bedrijfscodes en vermeld de bedrijfscode in de onderwerpregel van de e-mail. Een van onze belangrijkste initiatieven is het verbeteren van de kwaliteit en efficiëntie van leverancier factuur verwerking. Om dit doel te bereiken, is het essentieel dat u, onze leverancier, voldoet aan Envalior factuurvereisten. Door te voldoen aan de onderstaande factuurvereisten kunnen wij betalingen aan leveranciers uitvoeren binnen de overeengekomen betalingstermijnen:

• De bestandsindeling mag alleen PDF of TIF zijn. Er wordt geen ander formaat geaccepteerd.
• Het onderwerp van de e-mail mag maximaal 70 tekens bevatten.
• Het verdient de voorkeur om geen speciale tekens in het onderwerp van de e-mail of als bijlagenaam te hebben.
• Eén factuur/document per (PDF of TIF) bestand.
• De documenten moeten staand worden verzonden (niet liggend).
• Documenten die met een wachtwoord zijn beveiligd, worden niet geaccepteerd.
• Maximaal 10 bestanden (bijlagen) in een e-mail.
• Maximale grootte van de bijlage: 7 MB.
• Maximale grootte van e-mail: 25 MB.

Aanbevelingen:

• Geen beperkingen voor het extraheren van gegevens op bestanden.
• Factuur is zwart-&wit.

Facturen moeten de volgende informatie bevatten:

• Inkoopordernummer (PO)
• Regelitem inkooporder (inkooporder)
• Zendingsnummer indien van toepassing
• Envalior 'Factureren aan'-entiteitsadres
• Envalior "Verzenden naar"-adres
• Leverancier btw-nummer/btw-nummer
• Envalior btw-nummer/btw-nummer (van toepassing voor landen met btw)
• Btw-bedrag en btw-tarief
• Totaal factuurbedrag
• Factuurnummer en factuurdatum
• Alles pagina's met facturen
• Leveringsdatum, voor transportfacturen: verzenddatum
• Factuur is in één valuta en volgens inkooporder (PO)
• Het artikelonderdeelnummer (indien van toepassing)
• Artikelbeschrijving (In de beschrijving moet duidelijk het overeenkomstige artikel op de inkooporder (PO) worden vermeld.
• Niet-PO-facturen: naam van de contactpersoon uit ENVALIOR en kostenplaats indien bekend

Voor onderstaande details is de informatie over inkooporders leidend:

• Vervaldatum en/of betalingsvoorwaarden van de factuur
• Incoterms 2020 (bijv. DDP) aankoopvoorwaarden
• Betalingsvoorwaarden moeten hetzelfde zijn als aangegeven op de inkooporder (PO)
• Hoeveelheid, prijs per eenheid en valuta

Voor onderstaande details wordt rekening gehouden met de informatie die beschikbaar is in onze stamgegevens. Zorg ervoor dat u voor eventuele wijzigingen uw gegevens in onze stamgegevens laat bijwerken via het sourcing-contactpunt op Envalior:

• De naam van uw contactpersoon
• Bankrekeninggegevens (IBAN) – Houd er rekening mee dat we slechts één bankrekeningnummer per valuta accepteren! Geef de juiste bankrekening op via uw inkoopcontactpersoon.
• Leverancier naam en adres, Leverancier adres
• Leverancier e-mailadres

Aanvullende opmerkingen voor inkooporderfacturen:

• Elk artikel op de factuur moet overeenkomen met de artikelen zoals beschreven op de inkooporder en moet het artikelnummer van de inkooporder, de hoeveelheid die wordt gefactureerd, een exact overeenkomende beschrijving van het inkooporderartikel en de afzonderlijke artikelkosten bevatten. Artikel #2 op de inkooporder moet bijvoorbeeld worden gefactureerd als artikel #2 en dienovereenkomstig worden beschreven.
• Meerdere PO's per factuur zijn niet toegestaan, tenzij overeengekomen.

Hoe U betalingsachterstanden kunt voorkomen - Er zijn verschillende factoren die een betalingsachterstand kunnen veroorzaken. Dit zijn de dingen die u kunt doen om dit te voorkomen:

• Vervang uw papieren facturen door PDF-facturen.
• Stuur PDF-facturen naar het juiste factuuradres; Stuur facturen nooit binnen Envalior rechtstreeks naar uw contactpersoon/aanvrager.
• Zorg ervoor dat u voldoet aan de factuurvereisten zoals hierboven beschreven.
• Vermeld altijd duidelijk het PO-nummer op je factuur (eerste pagina).
• Zorg ervoor dat de factuur wordt uitgegeven met dezelfde betalingsvoorwaarden en Incoterms als de inkooporder.
• Zorg ervoor dat de overeengekomen betalingsvoorwaarden dienovereenkomstig worden gehandhaafd in uw debiteurenapplicatiesysteem. Dit voorkomt onnodige aanmaningen.
• Zorg ervoor dat u een e-mailadres en contactpersoon vermeldt waarmee we contact kunnen opnemen als er problemen zijn met de factuur.

Aarzel niet om te contact voor meer informatie.

Bedrijfscodes