SPEAK UP: 잠재적인 규정 준수 문제 보고

Juli 2023, 버전 1

      1 Zweck dieser Richtlinie

Viele Faktoren tragen zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Dazu gehört neben den Kenntnissen und Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden auch ihr wertebasiertes, verantwortungsbewusstes und gesetzeskonformes Verhalten. Als globales Unternehmen tragen wir weltweit Verantwortung für korrektes Verhalten. Envalior erwartet daher von seinen Mitarbeitenden, dass sie stets in voller Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und internen Richtlinien und Verfahren handeln. Darüber hinaus erwartet Envalior auch von seinen Geschäftspartnern, dass sie im Zusammenhang mit ihrer Geschäftstätigkeit gesetzliche Bestimmungen und internationale Standards einhalten.

Diese Richtlinie ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherung unserer Unternehmenswerte und ermöglicht es uns, frühzeitig zu reagieren, um möglichen Schaden von Envalior, seinen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und anderen Betroffenen abzuwenden oder bei Verstößen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Daher ist es für Envalior wichtig, ein klares und transparentes Beschwerdeverfahren bereitzustellen.

      2 Zielgruppe dieser Richtlinie

Jede Person (z. B. aktive, ehemalige oder zukünftige Mitarbeitende, Berater, Lieferanten oder Dritte, die in irgendeiner Weise mit Envalior als Lieferanten, Kunden usw. verbunden sind), die einen Verstoß gegen unsere Richtlinien oder das Gesetz erfährt, wird ermutigt, sich zu äußern und ihre Bedenken in gutem Glauben zu melden.

Jede Person kann eine Meldung oder Beschwerde einreichen. Aus organisatorischen Gründen betreiben wir einen Kanal für Envalior-Mitarbeitende und einen separaten Kanal für alle anderen. Beide Kanäle folgen dem gleichen Prozess und werden vom gleichen Team in unserer Compliance-Organisation betrieben.

      3 Gegenstand dieser Richtlinie

Jedes mögliche Fehlverhalten, das im Zusammenhang mit Envalior steht, kann gemeldet werden.

Beispiele hierfür sind:

• eine Situation, die gegen unseren Kodex der Geschäftsethik oder unsere Richtlinien verstößt,
• ein tatsächlicher oder potenzieller Verstoß gegen Gesetze oder Vorschriften,
• eine kriminelle Handlung (z.B. ein Verstoß gegen das Kartellrecht),
• eine Situation, die eine Bedrohung darstellt oder dem öffentlichen Interesse ernsthaften Schaden zufügt,
• eine Situation, die zu Verletzungen der Menschenrechte oder Grundfreiheiten führt,
• Diskriminierung, Belästigung oder Mobbing am Arbeitsplatz,
• Verstöße gegen die Gesundheit und Sicherheit oder die Umwelt,
• Vergeltungsmaßnahmen gegen jeden, der sich in gutem Glauben zu Wort gemeldet hat.

Meldung in gutem Glauben bedeutet eine Meldung, die nach bestem Wissen und Gewissen erfolgt, ohne Vergeltungsabsicht und nicht im Streben nach persönlichem Vorteil.

Bitte verwenden Sie diesen Prozess nicht, um:

• Ereignisse zu melden, die eine unmittelbare Bedrohung für Leben oder Eigentum darstellen. Rufen Sie stattdessen die örtlichen Behörden oder die 112 auf Ihrem Handy an.
• Beschwerden zu melden, die Sie möglicherweise in Bezug auf Ihren Arbeitsvertrag haben.
• persönliche oder rechtliche Streitigkeiten zu verfolgen.
• wissentlich falsche Behauptungen oder Anschuldigungen aufstellen.

      4 보고-Kanäle

Bei Envalior fördern wir eine Kultur des offenen Dialogs. Wenn Sie bei Envalior angestellt sind, fühlen Sie sich bitte ermutigt, einen vermuteten Vorfall Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem HR-Ansprechpartner zu melden. Wenn Sie sich dabei nicht wohl fühlen oder kein Mitarbeitender sind, können Sie einen der folgenden Kanäle nutzen (Details zur Speicherung personenbezogener Daten finden sich in Ziffer 6):

      5 Beschwerdeverfahren und -verfahren

Ein Compliance-Experte wird den Eingang Ihrer Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung bestätigen. Wenn Sie eine Online-Beschwerde anonym eingereicht haben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihre Fallzugangsdaten notieren, um Fallaktualisierungen erhalten zu können. Anonyme Meldungen bleiben immer anonym und Envalior kann und wird nicht reproduzieren, wer sie eingereicht hat.

Envalior bemüht sich, Ihre Meldung gewissenhaft und schnell zu untersuchen. Sie können uns helfen, indem Sie so viele Falldetails wie möglich angeben. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns während dieses Prozesses weitere Fragen beantworten (unter Wahrung der Anonymität, wenn Sie dies wünschen).

Nach Abschluss der Untersuchung entscheidet das Envalior-Management, beraten von Compliance, ob Maßnahmen gegen Unternehmen oder Einzelpersonen ergriffen werden, die von Ihrer Meldung betroffen sein könnten. Wir werden die Person, die die Beschwerde eingereicht hat, spätestens drei Monate nach Einreichung über den Stand der Untersuchung und unsere Antwort informieren.

Zwei Jahre nach Abschluss des Falles werden wir alle personenbezogenen Daten aus dem Fall entfernen, wie es das entsprechende Gesetz vorschreibt.

      6 Vertraulichkeit und Datenschutz

Der Fallberichterstattende (z. B. der Mitarbeitende von Envalior) hat durch Auswahl des Kommunikationskanals die Kontrolle über den Umfang der personenbezogenen Daten, die bei der Einreichung der Meldung an Envalior weitergegeben werden.

Wenn Sie einen Fall per E-Mail oder persönlich einreichen, speichern wir personenbezogene Daten über den Hinweisgeber (z. B. Name, E-Mail-Adresse oder Kontaktinformationen).

Wenn Sie einen Fall über unsere Online-Plattform einreichen, speichert unser externer Dienstleister eine Fallnummer und ein von Ihnen gewähltes Passwort. Envalior hat keinen Zugriff auf Ihr Passwort oder Ihre IP-Adresse. Für den Betrieb unserer externen Plattform haben wir uns für einen zuverlässigen Anbieter entschieden, dem viele Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen und der ein Experte auf diesem Gebiet ist. Der Anbieter speichert alle Daten in der EU und verfügt über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die von einem Fallberichterstattenden bereitgestellten Informationen zu schützen.

Je nach Detaillierungsgrad des Hinweisgebenden verarbeiten wir personenbezogene Daten (z.B. Namen, Geschlecht, Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern) von Beschuldigten und Zeugen.

Eingehende Meldungen werden von ausgewählten Experten unserer Compliance-Organisation bearbeitet. Dieses Team besteht aus qualifizierten Anwälten, die mit allen geltenden Gesetzen vertraut sind. Sie wurden über die geltenden  Vertraulichkeitsanforderungen informiert und behandeln alle Falldetails vertraulich, wie es das Gesetz vorschreibt.

Envalior beabsichtigt nicht, sensible personenbezogene Daten (d. h. Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft einer Person, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung) oder strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten zu erheben oder zu verarbeiten. Wenn solche Daten für den Fall relevant und wesentlich sind (z. B. während einer Untersuchung wegen sexueller Belästigung), ist Envalior bestrebt, die Erhebung und Verarbeitung solcher sensiblen personenbezogenen Daten zu minimieren und sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen getroffen werden.

Falls wir die Identität eines Hinweisgebenden kennen, sind wir berechtigt (und behalten uns das Recht vor), diese Informationen weiterzugeben, wenn dies gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist. Zu den Szenarien, in denen wir dies tun können, gehören die Einleitung von Strafverfahren, Gerichtsverfahren oder anderen Verwaltungsangelegenheiten. Sofern dies nicht durch geltendes Recht verboten ist, und wo immer möglich, werden wir den Meldenden im Voraus über eine solche Informationsweitergabe informieren.

Wenn Envalior eingehende Meldungen verarbeitet, verarbeiten wir personenbezogene Daten gemäß Artikel 10 DSGVO (für potenziell kriminelles Verhalten) bzw. Artikel 9 und/oder 6 DSGVO (für alle anderen Anfragen).

Nach Abschluss der Untersuchung werden wir alle Personen informieren, die Gegenstand der Untersuchung waren. Aufgrund strenger Hinweisgeberschutzgesetze können wir keine konkreten Details der Untersuchung bekannt geben. Vorbehaltlich der geltenden Einschränkungen haben die Personen, die Gegenstand einer Untersuchung waren, gemäß der DSGVO und den lokalen Datenschutzgesetzen das Recht, bestimmte Informationen, Korrekturen oder die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, die von Envalior während dieses Prozesses gespeichert wurden. Jeder Hinweisgebende, der vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen über Verstöße meldet, genießt keinen Schutz der Privatsphäre.

      7 Schutz von Mitarbeitenden

Envalior wird weder Mitarbeitende diskriminieren, die mutmaßliches Fehlverhalten in gutem Glauben melden, noch tolerieren wir eine solche Diskriminierung durch jemanden im Unternehmen. Darüber hinaus wird Envalior die geltenden Gesetze einhalten, die den Schutz jedes Hinweisgebenden erfordern, der in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht hat.

      8 Richtlinieninhaber und Kontaktinformationen

Diese Richtlinie wird von Compliance verantwortet.

Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie oder der darin beschriebenen Verarbeitung haben, wenden Sie sich bitte an Compliance@Envalior.com.

불만 사항 정책

2023년 7월, 버전 1

      1 본 정책의 목적

많은 요인이 우리 회사의 성공에 기여합니다. 직원의 지식과 기술 외에도 여기에는 가치 기반의 책임감 있고 합법적인 행동이 포함됩니다. 글로벌 기업으로서 우리는 올바른 행동에 대한 전 세계적인 책임을 가지고 있습니다. 따라서 Envalior는 직원들이 항상 모두 관련 법률과 내부 정책 및 절차를 완전히 준수하여 행동할 것을 기대합니다.  또한 Envalior는 비즈니스 파트너가 비즈니스 활동과 관련하여 법률 조항 및 국제 표준을 준수할 것을 기대합니다.

이 정책은 회사 가치를 보호하는 데 중요한 부분이며 Envalior, 직원, 비즈니스 파트너 및 기타 영향을 받는 당사자에 대한 잠재적 피해를 방지하거나 위반 시 시정 조치를 취하기 위해 초기 단계에서 대응할 수 있도록 합니다. 따라서 Envalior 는 명확하고 투명한 불만 제기 절차를 제공하는 것이 중요합니다.

      2 본 정책의 대상 독자

당사의 정책 또는 법률 위반을 경험한 모든 사람(예: 현직, 전직 또는 미래의 직원, 컨설턴트, 공급업체 또는 공급업체, 고객 등으로서 Envalior 관련 제3자)은 선의로 우려 사항을 말하고 보고하는 것이 좋습니다.

누구나 신고 또는 불만 사항을 제출할 수 있습니다. 조직상의 이유로 우리는 Envalior 직원을 위해 지정된 하나의 채널과 다른 모든 사람을 위한 별도의 채널을 운영합니다. 두 채널 모두 동일한 프로세스를 따르며 규정 준수 조직의 동일한 팀에서 운영합니다.

      3 본 정책의 주제

Envalior 와 관련된 모든 잠재적 위법 행위를 신고할 수 있습니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

• 기업 윤리 강령 또는 정책을 위반하는 상황,
• 법률 또는 규정의 실제 또는 잠재적 위반
• 범죄 행위(예: 독점금지법 위반)
• 공익에 위협이 되거나 심각한 위해를 가하는 상황
• 인권 또는 기본적 자유를 침해하는 상황
• 직장 내 차별, 괴롭힘 또는 따돌림
• 건강 및 안전 또는 환경과 관련된 위반,
• 선의로 발언한 사람에 대한 보복.

선의의 보고는 보복 의도 없이 개인적 이익을 추구하지 않고 최선을 다해 제출하는 것을 의미합니다.

이 프로세스를 다음과 같은 용도로 사용하지 마십시오  .

• 생명 또는 속성 위협에 즉각적인 위협이 되는 사건을 보고합니다. 대신 지역 당국이나 휴대전화 112에 전화하십시오.
• 근로계약서와 관련하여 발생할 수 있는 모든 고충을 신고하십시오.
• 개인적 또는 법률 분쟁을 추구합니다.
• 고의로 허위 주장 또는 비난을 하는 행위.

      4 보고 채널

Envalior 에서는 열린 대화 문화를 장려합니다. Envalior 직원인 경우 의심되는 사건을 직속 상사나 HR 담당자에게 보고하는 것이 좋습니다. 그렇게 하는 것이 불편하거나 Envalior 직원이 아닌 경우 다음 채널 중 하나를 사용할 수 있습니다(개인 정보 가공 관련 자세한 내용은 섹션 6에서 확인할 수 있음).

      5 불만 처리 및 절차

규정 준수 전문가는 제출 후 7일 이내에 보고서 접수를 확인합니다. 익명으로 온라인 불만 사항을 제출한 경우, 사례 업데이트를 받을 수 있도록 사례 액세스 정보를 기록해 두시기 바랍니다. 익명 신고는 항상 익명으로 유지되며 Envalior 제보를 제출한 사람을 복제할 수 없으며 복제하지도 않습니다.

Envalior 는 귀하의 신고를 성실하고 신속하게 조사하기 위해 노력합니다. 가능한 한 많은 사례 세부 정보를 제공하여 도움을 줄 수 있습니다. 이 과정에서 발생할 수 있는 후속 질문에 기꺼이 답변해 주시면 감사하겠습니다(원하는 경우 익명성을 유지하면서).

조사가 완료된 후 규정 준수의 조언을 받은 Envalior 경영진은 귀하의 신고로 인해 영향을 받을 수 있는 기업 또는 개인에 대해 조치를 취할지 여부를 결정합니다. 불만 사항을 제출한 사람에게 제출 후 3개월 이내에 조사 상황과 답변을 통보합니다.

사건 종결 후 2년이 지나면 관련 법률에서 정하는 바에 따라 사건에서 모두 개인정보를 삭제합니다.

     6 기밀성 및 데이터 프라이버시

커뮤니케이션 채널을 선택하면 사례 보고자(예: Envalior 직원)가 보고서를 제출할 때 Envalior와 공유되는 개인 정보 수준을 제어할 수 있습니다.

이메일 또는 직접 방문하여 사례를 제출하는 경우 신고자의 개인 정보(예: 이름, 이메일 또는 연락처 정보)를 약 저장합니다.

온라인 플랫폼을 사용하여 케이스를 제출하면 외부 서비스 제공업체가 귀하가 선택한 케이스 번호와 비밀번호를 저장합니다. Envalior 는 귀하의 비밀번호나 IP 주소에 액세스할 수 없습니다. 우리는 전 세계 많은 회사에서 신뢰하고 이 분야의 전문가인 외부 플랫폼을 운영할 신뢰할 수 있는 공급자를 선택했습니다. 제공자는 EU에 모두 데이터를 저장하고 사례 보고자가 제공한 정보를 보호하기 위해 적절한 기술적 및 조직적 조치를 취합니다.

신고자가 제공한 세부 정보 수준에 따라 피의자 및 증인의 개인 데이터(예: 이름, 성별, 주소, 이메일 주소 또는 전화번호)를 처리합니다.

접수된 신고는 규정 준수 조직의 엄선된 전문가가 처리합니다. 이 팀은 모두 관련 법률에 정통한 자격을 갖춘 변호사로 구성되어 있습니다. 그들은 적용 가능한 기밀 유지 요구 사항을 숙지했으며 법에서 요구하는 대로 모두 사례 세부 정보를 기밀로 유지합니다.

Envalior 는 민감한 개인 데이터(예: 개인의 인종 또는 민족 약, 정치적 견해, 종교적 또는 철학적 신념, 노동 조합 가입 여부, 유전자 데이터, 생체 인식 데이터, 건강 관련 데이터, 성생활 또는 성적 취향 관련 데이터) 또는 범죄 유죄 판결 및 범죄를 수집하거나 처리할 의도가 없습니다. 그러한 데이터가 사건과 관련이 있고 소재 인 경우 (예 : 성희롱 조사 중) Envalior 는 그러한 민감한 개인 데이터의 수집 및 가공 을 최소화하고 관련 법률에 따라 적절한 보호 장치가 마련되어 있는지 확인하기 위해 노력합니다.

신고자의 신원을 알고 있는 경우, 법률에 의해 허용되거나 요구되는 경우 이 정보를 공유 할 수 있습니다(그리고 권리를 보유합니다). 당사가 그렇게 할 수 있는 시나리오에는 형사 소송의 시작, 법원 소송 또는 기타 행정 문제가 포함됩니다. 관련 법률에서 금지하지 않는 한, 가능한 경우 당사는 이러한 정보 공유에 대해 사전에 신고자에게 알릴 것입니다.

Envalior 는 접수 된 보고서를 처리 할 때 GDPR 10 조 (잠재적 범죄 행위의 경우) 및 GDPR 9 조 및 / 또는 6 조 (모두 기타 문의의 경우)에 따라 개인 정보를 처리합니다.

조사가 끝나면 조사 대상이었던 모두 개인에게 알릴 것입니다. 엄격한 신고자 보호법으로 인해 구체적인 수사 내용을 공개할 수 없습니다. 해당 제한 사항에 따라 조사 대상이었던 개인은 GDPR 및 현지 개인 정보 보호법에 따라 이 과정에서 Envalior 가 저장한 개인 데이터의 특정 정보, 수정 또는 삭제를 요청할 권리가 있습니다. 고의 또는 중과실로 부정확한 정보 약 위반을 보고하는 신고자는 개인 정보 보호를 받을 수 없습니다.

      7 고용된 신고자에 대한 보호

Envalior 는 의심되는 위법 행위를 선의로 보고하는 직원을 차별하지 않으며 회사 내 누군가에 의한 그러한 차별을 용납하지 않습니다. 또한 Envalior 는 선의로 불만을 제기한 모든 신고자의 보호를 요구하는 관련 법률을 준수할 것입니다.

      8 정책 소유자 및 연락처 정보

이 정책은 규정 준수에서 소유합니다.

이 정책 또는 이 정책에서 설명하는 처리와 관련하여 질문이 있는 경우 언제든지 Compliance@Envalior.com 에 문의하십시오.